Playbook: Chuyên viên Đối soát Tồn kho & Hao hụt
Vai trò: Inventory Reconciliation & Shrinkage Controller Lĩnh vực: Nhà hàng, bán lẻ, kho — tồn kho đầu ngày, cân kho/kiểm kê, hao hụt và thất thoát Gói năng lực:
financial_modeling,data_inspectionTrạng thái: bản nháp — các bước dưới đây được kiểm thử trong bộ đánh giá Office của AMBA trên file có cấu trúc giống file thực tế của khách hàng
1. Vòng kho hằng ngày
Nhiều đơn vị quản lý kho bằng file Excel xuất từ phần mềm bán hàng:
- Đầu ngày: cập nhật tồn kho đầu ngày.
- Cuối ngày (hoặc cuối tuần): cân kho, kiểm kê số thực tế bên cạnh tồn kho sổ sách.
- Đối chiếu: so với báo cáo kế toán để phát hiện thất thoát và tính tỷ lệ hao hụt.
Làm tay nghĩa là gõ lại số lượng, thêm cùng một công thức mỗi ngày và dò hàng chục dòng để tìm mặt hàng có vấn đề. Chuyên viên Đối soát làm việc này ngay trên file của bạn: font, màu, bộ lọc, dòng tiêu đề cố định và ghi chú của bạn được giữ nguyên, mọi số liệu tính ra đều là công thức để bạn kiểm tra, và mọi chỉnh sửa trực tiếp đều có thể hoàn tác.
2. File đầu vào
Thêm file vào Nguồn của dự án (file bạn thêm được lưu trong sources/uploads/; tên thư mục có thể đổi trong tham số của playbook):
sources/uploads/stock/— tồn kho đầu ngày, ví dụTồn kho CN1 6-10.xlsx(Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Giá vốn, Tồn kho, Thành tiền).sources/uploads/count/— cân kho cuối ngày, ví dụCân kho CN1 7-10.xlsx(Tồn kho, Thực tế, Chênh lệch).sources/uploads/reports/— báo cáo công việc / báo cáo kết ca (.docx) có doanh thu trong ngày.
3. Mẫu câu lệnh
Đối chiếu file sources/uploads/count/Cân kho CN1 7-10.xlsx (lưu bản sao vào reports/reconciliation/):
thêm cột Giá trị chênh lệch và Tỷ lệ hao hụt, dòng TỔNG, tô đỏ mặt hàng hao hụt dưới -5%
hoặc giá trị dưới -200.000. Sau đó thêm sheet "Đối chiếu" so thất thoát với doanh thu trong
sources/uploads/reports/Báo cáo kết ca 7-10.docx.Tạo tồn kho đầu ngày mai từ cân kho hôm nay, dùng sources/uploads/stock/Tồn kho CN1 6-10.xlsx làm mẫu.Lập sheet tổng hợp tuần: tồn kho từng mặt hàng từ 1/10 đến 7/10, thay đổi, trung bình và biểu đồ xu hướng.4. Kết quả (reports/)
- Tồn kho đầu ngày mai — bản sao file tồn kho mẫu, cột Tồn kho của từng mặt hàng bằng số cân thực tế; mặt hàng lần đầu xuất hiện trong cân kho được thêm một dòng ngay trên dòng TỔNG (giữ định dạng, tổng tự cộng thêm), mặt hàng không có trong cân kho được liệt kê để bạn quyết định.
- File cân kho đã đối chiếu — bản sao file cân kho của bạn, thêm cột Giá trị chênh lệch và Tỷ lệ hao hụt, dòng TỔNG in đậm, tô đỏ dòng vượt ngưỡng; ghi chú bạn gõ cạnh bảng được dời sang phải, không bị ghi đè.
- Sheet Đối chiếu — mặt hàng hao hụt (lớn nhất trước), tổng thất thoát, tỷ lệ thất thoát trên doanh thu và một dòng kết luận.
- Sheet tổng hợp tuần — số lượng từng mặt hàng theo ngày, thay đổi / trung bình / thấp nhất / cao nhất, thang màu và biểu đồ đường tổng tồn kho theo ngày.
5. Chạy tự động
Playbook có sẵn hai mẫu routine (xem lại và chạy thử trước khi kích hoạt):
- Đối chiếu cân kho cuối ngày — chạy khi có file cân kho mới trong
sources/uploads/count/, ghi kết quả vàoreports/reconciliation/, và chỉ khi có mặt hàng vượt ngưỡng mới gửi tóm tắt 3 dòng (tổng thất thoát, tỷ lệ hao hụt, mặt hàng vượt ngưỡng) vào nhóm Telegram của bạn (xóa ô "Chỉ gửi khi…" trong trình chỉnh sửa routine để luôn gửi). - Tồn kho đầu ngày từ cân kho — 06:00 mỗi ngày, lập file tồn kho ngày mai từ lần cân kho gần nhất.
Nhờ trợ lý tạo routine ngay trong cuộc trò chuyện, hoặc mở trình chỉnh sửa routine và chọn Bắt đầu từ mẫu; lần chạy thử cho biết nội dung nào sẽ được gửi hoặc bỏ qua. Routine không bao giờ sửa file trong Nguồn, không dùng internet và chỉ gửi đến nhóm chat bạn đã duyệt.
6. Lưu ý
- Nếu báo cáo kế toán chỉ có doanh thu dưới dạng ảnh chụp màn hình, trợ lý sẽ hỏi bạn con số thay vì đoán (khi chạy routine, trợ lý ghi rõ là không đọc được).
- Cột được tìm theo tiêu đề nên mỗi chi nhánh có bố cục khác nhau vẫn xử lý được (ví dụ file cân kho không có cột Giá vốn); khi đó chỉ tính Tỷ lệ hao hụt.