Báo cáo kinh doanh cuối ngày
Quy trình dùng mẫu báo cáo của playbook
Trang này mô tả báo cáo kinh doanh cuối ngày của playbook Chuyên gia Phân tích Tài chính & Kế toán, thiết lập thành một quy trình. Tên file và số tiền chỉ là ví dụ minh họa, không phải kết quả đo kiểm; kết quả thực tế phụ thuộc vào file của bạn và mô hình bạn chọn.
Dành cho: chủ cửa hàng, quán cà phê, nhà hàng nhận file doanh thu và chi phí trong ngày từ kế toán Chạy: mỗi ngày lúc 18:00 (Asia/Ho_Chi_Minh) và mỗi khi bạn bấm Chạy ngayGửi: một file Excel và một báo cáo ngắn (PDF) vào chat Telegram của bạn
1. Thiết lập bằng một câu
- Cài agent Chuyên gia Phân tích Tài chính & Kế toán từ danh mục và mở dự án của cửa hàng.
- Kết nối bot Telegram một lần (Cài đặt → Tài khoản kết nối → Telegram, dán token; xem Tài khoản kết nối) và thêm bot vào nhóm kế toán. Chủ cửa hàng nhắn
/startcho bot một lần để AMBA nhắn được tới chat của chủ. (Bạn cũng có thể kết nối bot ngay từ câu hỏi đầu tiên bên dưới.) - Mở dự án → tab Quy trình và viết, ví dụ:
6h chiều hằng ngày lập báo cáo kinh doanh cuối ngày từ file nhóm kế toán gửi rồi gửi tôi qua Telegram, tôi có thể hỏi lại và duyệt thưởng ở đó.
- Bấm trả lời các câu hỏi (tối đa 3): "nhóm kế toán" là nhóm nào, và "tôi" là ai khi AMBA chưa tự biết (chọn chat của chủ theo tên). Mẫu báo cáo của playbook đã có sẵn đơn vị tiền (VND), file danh sách nhân sự (
sources/uploads/nhan_su.xlsx) và file lịch sử (workings/lich_su_kinh_doanh.xlsx). - Đọc lại các dòng và dòng AMBA sẽ:. Xem thử (không bắt buộc) dùng các file đang có trong dự án, chỉ ghi vào một thư mục chạy thử riêng và cho xem nội dung sẽ được gửi — không gửi gì cả. Sau đó bấm Bật; nếu chat của chủ là chat mới với AMBA, chủ sẽ nhận trước một tin nhắn thử ngắn.
- Giữ AMBA luôn chạy. Quy trình chỉ chạy khi AMBA đang mở và máy tính không ngủ. Trong Cài đặt → Cài đặt chung → Chạy nền & quy trình, giữ bật Tiếp tục chạy nền và Giữ máy tính không ngủ khi có quy trình theo giờ (cả hai bật sẵn) và bật Khởi động AMBA khi tôi đăng nhập. Khi đó đóng cửa sổ, AMBA vẫn nằm trong khay hệ thống (góc phải thanh tác vụ trên Windows, thanh menu trên macOS): thanh bên hiện Quy trình đang bật kèm lần chạy tới, và menu ở khay cho phép tạm dừng tất cả quy trình hoặc thoát. AMBA không thể đánh thức máy đang ngủ hoặc đã tắt — hãy để máy tính cửa hàng mở lúc 18:00; nếu máy tắt, báo cáo sẽ được chạy bù trong vòng 24 giờ khi AMBA mở lại.
Muốn đổi sau này, viết dưới thẻ ("dời báo cáo sang 7h tối") hoặc bấm vào dòng giờ: +1 giờ → Áp dụng.
File gửi vào nhóm Telegram hoặc thư mục Google Drive được lưu vào Nguồn, trong sources/<nguồn>/<YYYY-MM-DD>/ (ngày kinh doanh nếu AMBA xác định được khi nhận, nếu không thì undated/). Báo cáo không dựa vào thư mục đó: nó hỏi AMBA các file của ngày kinh doanh.
File thuộc ngày nào?
AMBA tự xác định mà không dùng AI, theo dấu hiệu mạnh nhất tìm được: cột ngày trong file, tiêu đề như "Ngày 07/10", tên file ("0710", "7.10", "ngay7"), tin nhắn gửi kèm ("hôm qua"), cuối cùng là giờ nhận (trước 10:00 tính cho ngày hôm trước). File chứa nhiều ngày được tách theo dòng; file trùng lặp hoặc bản cũ của báo cáo gửi lại không được tính. File vẫn chưa rõ ngày được liệt kê ở mục Cần xác nhận trong báo cáo, và AMBA hỏi một lần trong chat của bạn "File … thuộc ngày nào?" — hãy trả lời tin nhắn đó bằng ngày. Trong mục Nguồn của cây file, ngày có file cần chọn ngày mang nhãn N cần chọn ngày; bấm vào để tự đặt ngày; xem Nguồn của dự án.
2. Quy trình làm gì
- Nạp mọi file doanh thu và chi phí của ngày (Excel hoặc CSV). Số tiền kiểu Việt Nam như
1.234.000,1.234.000 ₫hay(1.234)được đọc thành số; ô nào không đọc được thành số tiền sẽ được liệt kê trong báo cáo thay vì đoán. - Tính doanh thu, giá vốn, chi phí khác, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng — theo chi nhánh và sản phẩm nếu file có các cột đó — bằng truy vấn SQL và công thức trong file Excel, không ước lượng. So sánh với ngày hôm trước và trung bình 7 ngày.
- Ghi
reports/YYYY-MM/YYYY-MM-DD_Bao_cao_kinh_doanh.xlsxvà một báo cáo ngắn (.mdkèm bản PDF). - Giữ mỗi ngày kinh doanh một dòng trong
workings/lich_su_kinh_doanh.xlsx(ngày, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giờ công và chi phí nhân sự nếu có, thưởng đề xuất, thưởng đã duyệt). Chạy lại trong cùng ngày sẽ thay dòng của ngày đó và các file báo cáo của chính nó; không bao giờ thêm dòng trùng và không ghi đè các file khác của bạn. - Nếu ứng dụng đang tắt lúc 18:00, quy trình sẽ chạy bù khi AMBA mở lại (trong vòng 24 giờ) và vẫn báo cáo cho ngày bị lỡ, không phải ngày chạy bù.
3. Chủ cửa hàng nhận được gì
Một tin nhắn Telegram có định dạng rõ ràng (tiêu đề in đậm, gạch đầu dòng, bảng nhỏ được căn cột) với các số liệu chính của ngày, phần so sánh và những thay đổi đáng chú ý. File Excel và file PDF mà lần chạy tạo ra được đính kèm với chú thích "📊 Báo cáo kinh doanh ngày 11/10/2026". Phần đề xuất thưởng chỉ xuất hiện vào những ngày agent có đề xuất.
Trước khi gửi, AMBA đối chiếu số liệu trong tin nhắn với file Excel của lần chạy. Nếu có số liệu không khớp, chủ cửa hàng nhận một cảnh báo ngắn thay cho nội dung sai (file vẫn được đính kèm) và lần chạy trong chat giải thích lý do ở mục Ghi chú gửi kết quả.
4. Đề xuất thưởng — chỉ là tư vấn
Khi ngày đó có lãi, báo cáo thêm 2–3 phương án thưởng. Mỗi phương án ghi số tiền, tỷ lệ trên lợi nhuận ròng của ngày, tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu sau khi thưởng, và cách chia theo giờ công, ca hoặc vị trí (từ danh sách nhân sự). Agent giải thích lý do dựa trên file lịch sử — xu hướng lợi nhuận, tỷ lệ chi phí nhân sự, doanh thu trên mỗi nhân viên hoặc ca, các khoản thưởng bạn đã duyệt trước đây — và nêu rõ hạn chế, ví dụ khi lịch sử chưa đủ 7 ngày.
Không có công thức cố định và không có gì được quyết định thay bạn: các phương án chỉ là tư vấn, cột "Thưởng đã duyệt" để trống cho đến khi bạn quyết định, và bạn là người duyệt và chi thưởng.
5. Hỏi lại agent qua Telegram
Viết luôn trong câu mô tả ("tôi có thể hỏi lại và duyệt thưởng qua Telegram"), hoặc thêm sau bằng một câu dưới thẻ ("cho tôi hỏi lại và duyệt qua Telegram"). Khi đó quy trình trả lời chủ cửa hàng ngay trong chat nhận báo cáo; thẻ có dòng Luôn — <tên chủ> có thể hỏi lại / duyệt qua Telegram.
- Mỗi tin nhắn chữ chủ cửa hàng gửi cho bot sẽ khởi động agent; agent trả lời trong chat đó trong khoảng một phút (AMBA phải đang chạy), bằng tiếng Việt, vài dòng ngắn. Khi phần này bật, cuối báo cáo có dòng "💬 Anh/chị trả lời tin nhắn này để hỏi thêm hoặc báo quyết định."
- Hỏi về số liệu, ví dụ "sao hôm nay chi phí cao?". Agent trả lời từ các file của dự án, file lịch sử và báo cáo gần nhất, số liệu đều đọc bằng công cụ; thiếu file hoặc thiếu ngày nào thì agent nói rõ thay vì đoán.
- Quyết định thưởng ngay trong chat, ví dụ "duyệt phương án 2", "ok 1,5 triệu" hoặc "không thưởng". Agent ghi nhận quyết định kèm đúng lời của bạn (hiện trong Những gì agent biết dạng "<tên bạn> trên Telegram: “duyệt phương án 2”"), ghi số tiền vào cột Thưởng đã duyệt của dòng ngày đó trong
workings/lich_su_kinh_doanh.xlsxvà xác nhận lại bằng một dòng. Các báo cáo sau dùng đó làm khoản thưởng bạn đã duyệt. - Toàn bộ trao đổi nằm dưới thẻ báo cáo, mục Trao đổi với <tên bạn>, nên câu hỏi tiếp theo có ngữ cảnh trước đó và bạn đọc lại được trên máy tính.
- Tin trả lời câu hỏi "File … thuộc ngày nào?", tin nhắn ở chat khác và tin nhắn của bot không bao giờ được coi là câu hỏi. Tin nhắn gửi trong lúc agent đang trả lời sẽ được trả lời cùng lúc, theo thứ tự.