📥 Nguồn của dự án: mọi file đã đến, theo từng ngày
Mỗi dự án có hai vùng:
- Nguồn — mọi file bạn hoặc nhóm của bạn đưa vào: file từ nhóm Telegram, thư mục Google Drive hay thư mục trên máy, file lấy một lần bằng Nhập file, và file bạn tự thêm. Trên ổ đĩa, đây là thư mục
sources/của dự án. - Làm việc — mọi thứ còn lại. Bạn và agent sắp xếp tự do, không có thư mục bắt buộc. Báo cáo theo lịch mặc định nằm trong
reports/<YYYY-MM>/, trừ khi bạn muốn để chỗ khác.
Dự án còn có thư mục ẩn .amba/, nơi AMBA giữ trạng thái của riêng mình (những gì đã ghi nhận về dự án, các bản cũ của file). Bạn không cần mở thư mục này.
Trong cây file, hai vùng hiện thành Nguồn (theo nguồn, rồi theo ngày) và Làm việc (cây thư mục tự do).
1. Agent không bao giờ sửa được Nguồn
Agent, quy trình, công cụ xử lý file Office, đoạn mã do mô hình viết và các lần chạy thử đều đọc được Nguồn nhưng không bao giờ ghi, chuyển, đổi tên hay xoá được bất cứ thứ gì trong Nguồn hoặc trong .amba/. Ứng dụng chặn điều này ở mọi thao tác với file, trong mọi chế độ — đây không phải một tuỳ chọn, và không quyền hay lần duyệt nào tắt được. Kết quả luôn được lưu thành file mới trong vùng Làm việc.
File nằm ngoài dự án (thư mục Drive, thư mục trên máy) được sao chép vào Nguồn; file gốc vẫn ở chỗ cũ và không bao giờ bị động tới.
2. Bạn vẫn sửa được file nguồn
Nguồn chỉ khoá với agent, không khoá với bạn. Nếu bạn tự sửa một file (ví dụ trong Excel):
- AMBA giữ lại bản trước. Trong cây file, file có biểu tượng lịch sử; ⋯ → Lịch sử file liệt kê các bản cũ.
- Các số liệu và báo cáo đã dựa vào bản cũ được đánh dấu để kiểm tra lại. Ngày của file đó hiện "File "…" đã thay đổi sau khi báo cáo "…" dùng nó — hãy chạy lại" kèm nút Chạy lại.
Bạn cũng có thể xoá một file nguồn trong ứng dụng; nội dung của nó vẫn còn trong lịch sử.
3. "Bản cuối" là một trạng thái, không phải một thư mục
Một file là bản cuối khi quy trình đã giao nó, hoặc khi bạn tự đánh dấu (Đánh dấu bản cuối trong cây file; Bỏ đánh dấu bản cuối để huỷ). File bản cuối có nhãn Bản cuối dù được lưu ở đâu. Bạn vẫn có thể giữ thư mục final/ của riêng mình nếu thích.
4. Loại file
Khi một file đến, AMBA ghi nhận cho file đó, không dùng AI:
- ngày kinh doanh của file (từ nội dung, tiêu đề, tên file, tin nhắn gửi kèm và giờ nhận);
- loại file, ví dụ "Báo cáo bán hàng" hay "Chi phí", nhận ra từ cấu trúc của file (tên sheet, các cột, tiêu đề);
- ai gửi, và file có trùng hay là bản mới hơn của một file đã nhận không;
- lần chạy quy trình hay báo cáo nào đã dùng file, và lúc nào.
Lần đầu gặp một kiểu file mới, AMBA hỏi một lần — File này là loại gì? — kèm gợi ý (cả trong chat Telegram của bạn). Đặt tên một lần, lần sau AMBA tự nhận ra. Ở cửa hàng mẫu, chỉ cần đặt tên hai loại là cả 43 file đều được phân loại. Cài đặt dự án → Loại file cho đổi tên hoặc gộp các loại file AMBA đã học.
5. Mỗi nguồn là một mục trong cây file
Trong mục Nguồn của cây file, mỗi nguồn là một mục riêng — ví dụ Telegram · Nhóm Kế toán, Drive · Báo cáo chi nhánh, Thư mục · Hoá đơn — với một chấm tình trạng: xanh là Đang nhận, vàng là cần để ý (chưa nhận file nào, tạm dừng, lỗi tạm thời), đỏ là nguồn đã ngừng nhận (Cần đăng nhập lại, bot không đọc được nhóm, thư mục không còn). File bạn tự thêm nằm ở Bạn tải lên.
Dưới mỗi nguồn là các ngày, mỗi ngày có một nhãn nhỏ ở bên phải, chỉ tính file của nguồn đó:
| Nhãn | Nghĩa | Bấm vào |
|---|---|---|
| ✓ | File của ngày đã được dùng trong báo cáo | báo cáo nào, lúc nào, lần chạy nào |
| N chưa rõ loại | Có file kiểu mới | File này là loại gì? — trả lời ngay tại đó |
| N cần chọn ngày | Có file chưa chắc thuộc ngày nào | chọn ngày (hoặc Không theo ngày) |
| ⚠ | Ngày có file mà chưa có báo cáo, hoặc file đã đổi sau báo cáo | lý do và nút sửa: Chạy ngay, Chạy lại, Xem quy trình, Đăng nhập lại |
Rê chuột lên nhãn để đọc lý do; mỗi việc sửa chỉ cách hai lần bấm từ cây file. File nào chưa rõ loại có thêm một chấm nhỏ cạnh tên. ⋯ → Lịch sử file trên một file cho biết báo cáo nào đã dùng nó và các bản cũ AMBA giữ lại.
Mở một nguồn
Bấm vào một nguồn để mở nó thành một tab, như mở một file (đóng, mở lại, chuyển qua lại như file). Phần chính là Lịch sử nạp file, mới nhất trước, theo ngày. Mỗi lần AMBA kiểm tra nguồn là một dòng với giờ và một kết quả:
- ✓ N file mới — kèm tên file và người gửi (nhóm Telegram) hoặc "từ thư mục";
- – không có file mới — các lần kiểm tra liền nhau không có gì được gộp lại thành một dòng: không có file mới (17 lần);
- ⚠ bỏ qua N file — kèm lý do: trùng nội dung với một file đã có, quá lớn (Telegram cho bot tải tối đa 20 MB), loại file không đọc (chương trình cài đặt), file tạm của Office (
~$…), file Google không tải về được; - ✗ lỗi — ví dụ Google cần đăng nhập lại, kèm nút Đăng nhập lại; lỗi lặp lại được gộp: Lặp lại 12 lần từ 06:00.
File chưa rõ loại có nút Phân loại ngay trong dòng đó. Kéo xuống (hoặc Xem thêm) để xem các lần cũ hơn. AMBA giữ lịch sử này 90 ngày.
Nút Thiết lập ở góc phải tab mở hoặc đóng khung thiết lập; AMBA nhớ lựa chọn của bạn. Khung thiết lập theo loại nguồn:
- Nhóm Telegram — Bot nhận file, Nhóm (chọn theo tên), Hỏi ngày khi chưa rõ (bạn, một người trong danh bạ, hoặc không hỏi ai), Hỏi loại file qua Telegram.
- Thư mục Google Drive — Tài khoản (đăng nhập lại ngay tại đây khi Google yêu cầu), Thư mục (chọn theo tên), Lấy cả file đã có, Thư mục con.
- Thư mục trên máy — Đường dẫn, Lấy cả file đã có.
Bên dưới: Kiểm tra, Tạm dừng / Tiếp tục và Xoá nguồn. Xoá nguồn không xoá file nào: các file đã nhận vẫn ở trong Nguồn. AMBA không cho xoá một nguồn khi còn quy trình đang đọc nó — hãy tạm dừng hoặc sửa quy trình đó trước.
Bạn tải lên cũng mở thành tab, liệt kê các file bạn đã thêm theo thời gian.
Thêm nguồn
⋯ ở đầu mục Nguồn có Tải file lên, Thêm nguồn ▸ Telegram · Drive · Thư mục và Nhập file từ Drive (một lần). Thêm nguồn mở một tab mới với khung thiết lập; khi bạn bấm Thêm nguồn, nguồn hiện trong cây file và tab trở thành tab của nguồn đó. Thêm một nhóm Telegram cũng lưu nhóm vào danh bạ của dự án (một lần), để quy trình gọi được tên nhóm.
File không thuộc ngày nào (danh sách nhân sự, bảng giá) nằm trong thư mục Chưa rõ ngày của nguồn hoặc trong Bạn tải lên. Xem thêm Quy trình → Nguồn và nguồn file.
6. Dự án tạo trước phiên bản 0.5.13
Dự án cũ dùng ba thư mục cố định (input/, workings/, output/). Lần mở đầu tiên sau khi cập nhật, AMBA chuyển một lần:
- file trong
input/đến từ một nguồn được chuyển vào đúng ngày của nguồn đó trong Nguồn; - phần còn lại của
input/chuyển vàosources/uploads/, giữ nguyên các thư mục con; workings/vàoutput/giữ nguyên chỗ cũ, thành các thư mục bình thường trong vùng Làm việc.
Một thông báo duy nhất, File đầu vào giờ nằm trong Nguồn, cho biết đã chuyển bao nhiêu file. Quy trình, các điều đã ghi nhận và đường dẫn tới file được cập nhật cùng lúc, nên không phải thiết lập lại gì. Nếu có file không chuyển được (ví dụ trong Nguồn đã có file cùng tên nhưng khác nội dung), AMBA không chuyển gì cả và thông báo ghi rõ lý do.