🔌 Tài khoản kết nối & Tự động hóa file
Liên kết các công cụ làm việc của doanh nghiệp một lần duy nhất tại Cài đặt → Tài khoản kết nối, AMBA sẽ tự động kéo tài liệu, bảng tính và hợp đồng trực tiếp vào dự án điều hành—hoàn toàn không cần bạn phải tải file lên bằng tay.
Tài khoản kết nối là thứ các quy trình dùng tới: một nhóm Telegram hay một thư mục Drive trở thành nguồn file của dự án, và báo cáo được gửi tới người nhận qua bot Telegram của bạn.
⚡ Tổng quan: 3 Phương thức kết nối tài liệu
AMBA cung cấp 3 phương thức linh hoạt và an toàn để kết nối dữ liệu doanh nghiệp của bạn:
| Kênh kết nối | Phù hợp nhất cho | Thời gian cài đặt | Lợi ích nổi bật |
|---|---|---|---|
| 📁 Google Drive | Thư mục dùng chung, bảng tính tài chính & hợp đồng đám mây | 30 giây | Đăng nhập Google 1-Click — duyệt cây thư mục Drive và nạp file trực tiếp. |
| ✈️ Telegram Bot | Thu thập hóa đơn, phiếu thu & báo cáo hiện trường từ nhóm chat | 1 phút | Tự động bắt file 24/7 — nhân viên gửi file vào nhóm; AMBA tự động nạp về dự án. |
| 💻 Thư mục cục bộ | Google Drive for Desktop, Microsoft OneDrive hoặc Dropbox | 15 giây | Tốc độ tức thì (Zero-Cloud) — đồng bộ trực tiếp với các file có sẵn trên máy tính. |
Cấu hình một lần, dùng cho mọi dự án
Bạn chỉ cần liên kết tài khoản một lần duy nhất trong mục Cài đặt chung. Sau đó, bạn có thể sử dụng tài khoản này cho không giới hạn các dự án và hồ sơ điều hành khác nhau.
1. Kết nối Google Drive (Thiết lập 1-Click)
Google Drive giúp bạn đưa bảng tính công ty, hợp đồng PDF và thư mục dùng chung vào bất kỳ dự án nào, hoặc để một quy trình tự thu mọi file kế toán bỏ vào một thư mục Drive.
Hướng dẫn thiết lập từng bước:
- Mở AMBA, chọn tab Cài đặt ở thanh điều hướng bên trái, sau đó bấm vào Tài khoản kết nối.
- Bấm Thêm Tài Khoản Kết Nối → chọn Google Drive.
- Bấm Đăng nhập với Google.
- Trình duyệt mặc định mở trang đăng nhập của chính Google. Đăng nhập, xem các quyền (đọc file trên Drive, xem địa chỉ email) rồi bấm Tiếp tục. Nếu Google hiện "Google chưa xác minh ứng dụng này", bấm Nâng cao → Truy cập AMBA: thông báo này xuất hiện khi ứng dụng còn ở giai đoạn thử nghiệm của Google.
- Trình duyệt hiện Authentication Successful. Quay lại AMBA: tên và email tài khoản hiện ra. Thông tin đăng nhập được lưu trong keychain của hệ điều hành.
Đăng nhập lần đầu trên Windows
Trình duyệt được mở là trình duyệt mặc định (Edge, Chrome…). Trong lúc đăng nhập, AMBA chỉ lắng nghe trên 127.0.0.1 vài phút nên Windows Defender Firewall thường không hỏi gì. Nếu phần mềm bảo mật vẫn hỏi, chọn Cho phép với mạng riêng. Bạn có 5 phút để hoàn tất đăng nhập.
Khi đăng nhập không thành công
| Bạn thấy gì | Cần làm gì |
|---|---|
| Quyền truy cập bị chặn: AMBA chưa hoàn tất quy trình xác minh của Google | Khi AMBA còn ở chế độ thử nghiệm, chỉ tài khoản Google có trong danh sách người dùng thử mới đăng nhập được. Hãy nhờ đội AMBA thêm tài khoản Google của bạn rồi thử lại. |
| Lỗi 400: redirect_uri_mismatch hoặc "chưa có cấu hình đăng nhập Google hợp lệ" | Bản AMBA của bạn thiếu cấu hình đăng nhập chính thức. Cài bản phát hành chính thức, hoặc nhập Desktop app client của công ty trong Cấu hình API thủ công (Nâng cao). |
| Ứng dụng này bị chặn (Google Workspace của công ty) | Quản trị viên Workspace cần cho phép AMBA. |
| Không có phản hồi sau 5 phút | Đóng tab trình duyệt và bấm Đăng nhập với Google lần nữa. |
"Cần đăng nhập lại"
Google có thể ngừng chấp nhận phiên đăng nhập đã lưu: khi AMBA còn thử nghiệm, phiên này hết hạn sau 7 ngày; nó cũng dừng khi bạn gỡ quyền của AMBA trong tài khoản Google hoặc đổi mật khẩu. Khi đó AMBA đánh dấu tài khoản Cần đăng nhập lại và hiện thông báo trong Tài khoản kết nối; mọi quy trình lấy file từ tài khoản này hiện Cần xử lý: Google cần đăng nhập lại kèm nút Đăng nhập lại ngay trên thẻ. Đăng nhập đúng tài khoản Google đó: các quy trình tiếp tục với thư mục cũ.
Thư mục Drive làm nguồn file
Thư mục Drive mà một quy trình thu file là một nguồn file của dự án (xem Quy trình). AMBA kiểm tra thư mục khoảng mỗi phút khi đang chạy:
- Ở lần kiểm tra đầu, nguồn file có thể lấy các file đã có sẵn trong thư mục một lần; sau đó chỉ file mới hoặc file thay đổi mới được nhận.
- Thư mục con tối đa 3 cấp cũng được đọc (ví dụ
Tháng 10/07-10). Tên thư mục con giúp AMBA biết file thuộc ngày kinh doanh nào. - Google Trang tính, Tài liệu và Trang trình bày được tải về dạng
.xlsx,.docxvà.pptx. Lối tắt được mở tới file gốc; lối tắt tới file đã xoá hoặc chưa được chia sẻ, và Google Biểu mẫu, sẽ được bỏ qua kèm ghi chú. - Thư mục có nhiều file được đọc đầy đủ (mọi trang), và file đã có trong thư mục ngày với cùng nội dung sẽ không bị lưu hai lần.
Các thư mục Drive mà bản AMBA trước theo dõi đã được tự động chuyển thành nguồn file. Bản này chưa thêm được thư mục Drive mới làm nguồn file.
Tài khoản Google Cloud của doanh nghiệp (Nâng cao)
Nếu công ty bạn cần dùng OAuth client Google Cloud riêng thay cho của AMBA, hãy tạo client loại Desktop app và nhập Client ID & Client Secret trong mục Cấu hình API thủ công (Nâng cao) của hộp thoại.
2. Kết nối Telegram (Tự động thu thập chứng từ từ nhóm chat)
Với kênh Telegram, đội ngũ kế toán, bán hàng hoặc kho vận có thể gửi ảnh hóa đơn, biên nhận hoặc file Excel trực tiếp vào nhóm chat Telegram. AMBA sẽ lắng nghe ở chế độ nền và tự động tải các file đó về đúng thư mục dự án được chỉ định.
Hướng dẫn thiết lập từng bước:
Bước 1: Tạo Bot (Mất khoảng 1 phút)
- Mở ứng dụng Telegram trên máy tính hoặc điện thoại, tìm kiếm tài khoản
@BotFathervà bấm Start. - Gửi lệnh
/newbotvà làm theo hướng dẫn:- Đặt tên hiển thị cho bot (ví dụ:
Trợ lý Điều hành Acme). - Đặt username cho bot (phải kết thúc bằng chữ
bot, ví dụ:AcmeExecutiveBot).
- Đặt tên hiển thị cho bot (ví dụ:
@BotFathersẽ gửi lại cho bạn một chuỗi API Token (dạng123456789:ABCdefGhIJKlmNoPQRsTUVwxyZ). Hãy sao chép chuỗi mã này.
Bước 2: Lưu Bot vào AMBA
- Trong AMBA, vào Cài đặt → Tài khoản kết nối → Thêm Tài Khoản Kết Nối → Telegram.
- Dán API Token vừa sao chép vào ô và bấm Kiểm tra & Tự nhận diện.
- AMBA sẽ lập tức xác thực tên bot của bạn. Bấm Lưu tài khoản.
Bước 3: Thêm Bot vào nhóm chat của bạn
- Mở nhóm Telegram bạn muốn nhận file (ví dụ: nhóm Kế toán, Kho vận, hoặc Ban Giám đốc).
- Thêm con bot vừa tạo vào làm thành viên nhóm.
- Quan trọng: Bổ nhiệm bot làm Quản trị viên (Admin) của nhóm (chỉ cần bật quyền "Đọc tin nhắn / Read Messages"). Điều này cho phép Telegram cấp quyền cho bot đọc các file tài liệu đính kèm.
Bước 4: Dùng nhóm trong một quy trình
- Mở dự án → tab Quy trình.
- Viết quy trình và gọi tên nhóm như bạn vẫn gọi, ví dụ "2h chiều thu báo cáo từ team kế toán…".
- AMBA hỏi bạn muốn nói nhóm nào và liệt kê các nhóm bot đã thấy theo tên: bấm vào nhóm của bạn. Nhóm bot chưa thấy: bấm Kết nối nhóm Telegram mới, gửi một tin nhắn trong nhóm rồi bấm Tải lại.
Nhóm trở thành nguồn file của dự án: từ đó, file gửi vào nhóm sẽ về Nguồn của dự án trong khoảng một phút và hiện ở đó theo ngày kinh doanh. Các quy tắc "Nạp tài liệu → Telegram → Lưu quy tắc nạp tự động" trước đây đã được tự động chuyển thành nguồn file.
3. Kết nối Thư mục đồng bộ máy tính (Local Cloud Folder)
Nếu bạn đang sử dụng Google Drive for Desktop, Microsoft OneDrive hoặc Dropbox, các tài liệu đám mây của bạn thực chất đã được lưu sẵn trên ổ cứng máy tính (ví dụ: ~/Google Drive/ hoặc C:\Users\Ten\OneDrive\).
Kết nối thư mục này mang lại nhiều ưu thế vượt trội:
- ⚡ Tốc độ tức thì: Không mất thời gian chờ tải lên hoặc tải xuống qua internet.
- 🔒 Hoạt động Offline 100%: Sử dụng bình thường ngay cả khi mất mạng internet.
- ♾️ Không lo giới hạn băng thông: Nạp hàng chục Gigabyte dữ liệu mà không bị giới hạn API đám mây.
Hướng dẫn thiết lập từng bước:
- Trong AMBA, mở Cài đặt → Tài khoản kết nối → Thêm Tài Khoản Kết Nối → Thư mục cục bộ.
- Bấm Chọn thư mục (Browse) và chọn thư mục đám mây đang đồng bộ trên máy của bạn.
- Bấm Lưu tài khoản. Hoàn tất!
4. Cách sử dụng tài liệu trong Dự án Điều hành
Sau khi liên kết tài khoản, việc quản lý và xử lý dữ liệu trong AMBA diễn ra vô cùng tự nhiên và thuận tiện.
📥 1. Tự đưa file vào dự án
- Mở dự án trong AMBA.
- Trong cây file, mở menu ⋯ của một mục và chọn Tải file lên.
- Chọn file trên máy tính. File hiện ngay trong dự án, sẵn sàng cho agent.
File từ nhóm Telegram và thư mục Drive tự về Nguồn (sources/<nguồn>/<YYYY-MM-DD>/) khi chúng là nguồn file của dự án (xem Quy trình).
🤖 2. Tự động nhận diện & Khai thác thông tin
Bạn không cần phải mất công tóm tắt hay đọc thủ công các tài liệu vừa nạp:
- Các bảng tính (
.xlsx,.csv) được tự động lập chỉ mục, bảo toàn trọn vẹn công thức kế toán. - Các tài liệu PDF, brochure hoặc ảnh scan hóa đơn được tự động trích xuất chữ bằng công nghệ Apple Vision OCR tích hợp sẵn.
- Tài liệu Word (
.docx) và bài thuyết trình (.pptx) sẵn sàng cho các lệnh phân tích chuyên sâu. - Bạn chỉ cần ra lệnh cho trợ lý AI: "Tóm tắt báo cáo tài chính trong Nguồn" hoặc "So sánh số dư tài khoản ngân hàng và đối soát với file công nợ vừa nạp".
📤 3. Gửi kết quả
Báo cáo tới người nhận qua một quy trình: bước gửi chuyển bản tổng hợp và các file đã tạo tới một người hoặc một nhóm qua bot Telegram của bạn (ví dụ "…sau đó 4h chiều tổng hợp báo cáo gửi tôi"). Nút "Gửi báo cáo" một chạm và các đích Drive, thư mục trên máy trước đây đã được bỏ.
🛡️ Bảo mật & Quyền riêng tư cấp Doanh nghiệp
AMBA được kiến trúc ngay từ đầu theo nguyên lý ưu tiên xử lý cục bộ (Local-First). Chúng tôi đặt tính bảo mật và sự an toàn dữ liệu kinh doanh của bạn lên ưu tiên hàng đầu:
- Lưu trong keychain của hệ điều hành: Token Telegram và thông tin xác thực Google chỉ được lưu trong keychain của hệ điều hành (macOS Keychain, Windows Credential Manager, Secret Service trên Linux). Không bao giờ lưu dưới dạng văn bản thô; nếu không có keychain, kết nối sẽ không được lưu.
- Xử lý file 100% tại máy cục bộ: Tài liệu không bao giờ chuyển qua bất kỳ máy chủ trung gian nào. Dữ liệu chỉ di chuyển trực tiếp giữa máy tính của bạn và các dịch vụ bạn chủ động kết nối (Google Drive / Telegram).
- Không mở cổng mạng từ bên ngoài: AMBA không chạy máy chủ web. Chỉ trong lúc đăng nhập Google, AMBA lắng nghe trên
127.0.0.1(chính máy của bạn, mạng bên ngoài không truy cập được) để nhận phản hồi từ trình duyệt, và đóng cổng đó ngay sau đó. - Hộp cát cô lập (Sandboxed Project Isolation): AI Agent chỉ được phép truy cập và xử lý các file trong phạm vi dự án hiện tại, tuyệt đối không thể can thiệp hoặc xâm phạm vào các dữ liệu khác trên máy tính của bạn.