⚙️ Quy trình: mô tả việc của bạn bằng một câu
Quy trình là việc AMBA tự làm giúp bạn, mỗi ngày hoặc khi có file gửi đến: thu báo cáo từ một nhóm, nhắc khi còn thiếu, sắp xếp file gọn gàng, tổng hợp rồi gửi kết quả cho bạn. Bạn viết như khi dặn một đồng nghiệp; AMBA chỉ hỏi điều chưa rõ và đọc lại cho bạn thành từng dòng bằng chính lời của bạn trước khi chạy.
Quy trình thuộc về dự án, không thuộc riêng một agent. Mở dự án và chọn tab Quy trình cạnh các tab agent.
1. Tạo quy trình bằng một câu
Mở dự án → tab Quy trình.
Viết việc cần làm, ví dụ:
2h chiều hằng ngày đi thu gom báo cáo từ team kế toán, 3h mà chưa có thì nhắn nhắc họ, khi có đủ báo cáo thì sắp xếp file gọn gàng, sau đó 4h chiều tổng hợp báo cáo gửi tôi.
Bấm Gửi. AMBA đọc câu và hỏi tối đa 3 câu ngắn, mỗi câu có sẵn lựa chọn để bấm, ví dụ:
- "team kế toán" là nhóm nào? — các nhóm bot đã biết hiện theo tên. Kết nối nhóm Telegram mới cho phép kết nối ngay tại chỗ (xem bên dưới).
- Thường có mấy báo cáo mỗi ngày? — bấm một con số, hoặc Chỉ cần có file là đủ.
- Gửi cho ai, hay "2h" là sáng hay chiều, chỉ được hỏi khi AMBA không tự hiểu được (mặc định báo cáo gửi cho chính bạn).
AMBA hiện quy trình thành từng dòng bằng lời của bạn:
Khi nào Làm gì 14:00 mỗi ngày Thu báo cáo từ Nhóm Kế toán 15:00 Nếu chưa đủ → nhắn nhắc Nhóm Kế toán Khi đủ Sắp xếp file theo ngày vào dự án 16:00 Tổng hợp báo cáo → gửi Chị Lan Luôn Chị Lan có thể hỏi lại / duyệt qua Telegram Bên dưới, dòng AMBA sẽ: liệt kê mọi việc quy trình được làm: đọc file trong nhóm nào, nhắn cho ai, tạo file nào và ghi nhớ quyết định nào.
Bấm Bật. Đó là sự đồng ý của bạn cho đúng những gì dòng AMBA sẽ: ghi. Nếu quy trình gửi cho người AMBA chưa từng nhắn tới, AMBA gửi trước một tin nhắn thử; nếu tin nhắn thử không tới được, quy trình chưa bật và AMBA nói rõ lý do.
Xem thử (không bắt buộc) chạy quy trình một lần trên file hôm nay mà không gửi gì: bạn thấy sẽ gửi gì và gửi cho ai.
Kết nối nhóm Telegram ngay trong câu hỏi
Nếu chưa có bot, Kết nối nhóm Telegram mới → Kết nối bot Telegram chỉ hỏi token của bot lấy từ @BotFather (thứ duy nhất bạn phải dán; xem Tài khoản kết nối). Sau đó thêm bot vào nhóm, gửi một tin nhắn trong nhóm rồi bấm Tải lại: nhóm hiện ra theo tên. Hãy tắt chế độ riêng tư của bot trong @BotFather (/setprivacy → Disable) để bot thấy được file trong nhóm.
Bạn cũng có thể nhờ agent ngay trong cuộc trò chuyện ("lập báo cáo hằng ngày cho tôi"): đề xuất của agent có nút Tạo việc này thành quy trình, mở tab Quy trình với đúng lời của bạn.
2. Thẻ quy trình
Mỗi quy trình là một thẻ với các dòng như trên, cạnh mỗi dòng là việc đã xảy ra hôm nay: ✓ 14:02 đã nhận 4/4 · ⏳ chờ 16:00 · ⚠ chưa đủ, đã nhắc lúc 15:00. Bên dưới: Lần tới: lần chạy kế tiếp, và kết quả gần nhất bằng lời ("Đã gửi cho Chị Lan", "Không gửi vì chưa có file hôm nay").
Thao tác: Chạy ngay · Tạm dừng / Tiếp tục · ⋯ → Lịch sử (mỗi ngày đã chạy, từng bước), Nâng cao, Xoá.
| Thẻ ghi | Nghĩa là |
|---|---|
| Chưa xong | Còn thiếu một câu trả lời hay một người nhận. Đọc lại các dòng và hoàn tất. |
| Đang xem trước | Đang chạy thử. Không gửi gì. |
| Đang bật | Quy trình chạy đúng giờ hoặc khi có file đến. |
| Tạm dừng | Do bạn hoặc từ khay hệ thống. Tiếp tục bật lại, không cần sửa gì. |
| Cần xử lý: … | Có việc làm quy trình dừng lại. Thẻ ghi rõ lý do và có một nút mở đúng chỗ cần sửa. |
Các nút sửa có thể gặp: Đăng nhập lại (Google cần đăng nhập lại), Kết nối bot, Kiểm tra nguồn file (bot không đọc được nhóm, thư mục không còn), Chọn (một người chưa có chat), Chọn ngày cho file (file trong Nguồn đang chờ xác nhận ngày), Xem chuyện gì đã xảy ra (ba lần chạy gần nhất đều lỗi), Bật lại.
3. Sửa quy trình
- Bằng một câu: gõ vào ô Sửa bằng một câu… dưới thẻ, ví dụ "dời tổng hợp sang 5h", "gửi thêm cho anh Hùng", "thứ 7 không cần". AMBA cho xem thay đổi thành dòng (
16:00 → 17:00) trước khi áp dụng; bấm Áp dụng. - Bấm vào một dòng: dòng giờ mở −1 giờ / +1 giờ, ngày chạy (Mỗi ngày, Thứ 2–6, Cuối tuần) và Gửi cho. Đổi giờ chỉ cần ba lần bấm: dòng đó, +1 giờ, Áp dụng.
Sau khi bấm Áp dụng, tuỳ thay đổi:
| Thay đổi | Áp dụng |
|---|---|
| Giờ, ngày chạy, tạm dừng hoặc tiếp tục, bỏ bớt người nhận, lời nhắc | Ngay, không cần chạy thử |
| Thêm người nhận mà dự án này đã nhắn tới bằng cùng bot | Ngay |
| Thêm người nhận mới | Sau khi tin nhắn thử tới được người hoặc nhóm đó |
| Nội dung tổng hợp, nguồn file, loại bước mới, bất cứ việc gì AMBA được làm thêm | Hiện thành các dòng thay đổi; bấm Bật lại (có thể Xem thử trước) |
Trong lúc thay đổi lớn chờ bạn bấm Bật, phiên bản bạn đã đồng ý vẫn tiếp tục chạy. Các phiên bản trước nằm ở ⋯ → Nâng cao → Lịch sử phiên bản.
4. Thử từng bước
Bạn có thể thử riêng từng dòng của quy trình, trước khi bật hay bất cứ lúc nào sau đó, không phải chờ tới giờ và không gửi gì cho nhóm của bạn. Nút Thử từng bước trên thẻ (hoặc ▶ Thử cạnh một dòng) mở chế độ thử.
- ▶ Thử chỉ chạy các bước của đúng dòng đó và mở một khung ngay dưới dòng:
- Nhận vào — các file và ngày đã dùng, ai còn thiếu;
- Kết quả — số lượng, các file báo cáo (mở ra xem trước được) và các số liệu chính;
- Sẽ gửi — đúng tin nhắn như Telegram sẽ hiện, và gửi cho ai. Chưa gửi gì cả;
- Lỗi — lý do và nút mở đúng chỗ cần sửa.
- Dữ liệu thử (phía trên các dòng): Hôm nay (file hôm nay trong Nguồn), Ngày… (một ngày bất kỳ đã có file) hoặc Kết quả bước trước. Thử xong một dòng, AMBA tự chuyển sang kết quả bước trước, nên dòng kế tiếp chạy trên kết quả đó chỉ với một lần bấm, không phải chạy lại các bước trước.
- Giả lập để thử một nhánh mà không phải chờ: giả sử một nguồn file đã đủ hay còn thiếu ai (Giả sử đủ / Giả sử thiếu), đặt số liệu (ví dụ hôm nay lỗ — khi đó các phần chỉ có khi có lãi cũng được bỏ khỏi báo cáo), hoặc Giả sử bây giờ là 15:00.
- Chạy tới đây thử từ dòng đầu tới dòng đang chọn.
- Gửi thử cho tôi (chỉ có ở dòng nhắc, hỏi hoặc gửi báo cáo): gửi thật đúng tin nhắn đó, nhưng chỉ tới chat Telegram của chính bạn, qua bot của bạn, có nhãn [Thử]. Không ai khác nhận được. Lần đầu AMBA hỏi chat nào là của bạn.
Lần thử không bao giờ được tính là một lần chạy: không hiện trong Lịch sử hay tình trạng của thẻ, và chỉ được giữ 7 ngày (20 lần gần nhất). Mỗi dòng của một lần chạy thật trong ⋯ → Lịch sử mở cùng khung đó (với Đã gửi thay cho Sẽ gửi) và nút Thử lại bước này.
5. Nguồn và nguồn file
Mọi file đến đều được giữ trong Nguồn của dự án, theo nguồn và theo ngày kinh doanh; agent và quy trình chỉ đọc, không bao giờ sửa được. AMBA tự xác định file thuộc ngày nào từ nội dung, tiêu đề, tên file, tin nhắn gửi kèm và giờ nhận, không dùng AI.
Trong cây file, mỗi nguồn là một mục (ví dụ Telegram · Nhóm Kế toán) với chấm tình trạng: Đang nhận · Chưa nhận file nào · Cần đăng nhập lại · Bot không đọc được nhóm · Nhóm đã đổi địa chỉ (AMBA tự theo địa chỉ mới). Mỗi ngày dưới nguồn có một nhãn nhỏ: đã dùng trong báo cáo nào, file chưa rõ loại, file cần chọn ngày, hoặc vì sao ngày đó có file mà chưa có báo cáo — bấm để sửa. Nút Nguồn trong tab Quy trình đưa bạn tới mục Nguồn của cây file; Kiểm tra nguồn file trên thẻ quy trình mở thẳng tab của nguồn đó. Bấm một nguồn để mở Lịch sử nạp file và Thiết lập (Kiểm tra, Tạm dừng, Xoá nguồn). Xem Nguồn của dự án.
⋯ → Thêm nguồn ở đầu mục Nguồn thêm một nguồn mới:
- Telegram — chọn bot và nhóm theo tên. Nhóm cũng được lưu vào danh bạ của dự án.
- Drive — nếu chưa đăng nhập Google, bấm Đăng nhập với Google ngay tại đó; rồi mở thư mục theo tên (Drive của tôi, Drive dùng chung, Được chia sẻ với tôi) → Chọn thư mục này. Chọn Lấy cả file đã có nếu muốn lấy cả file đang nằm sẵn trong thư mục, và độ sâu Thư mục con (tối đa 3 tầng).
- Thư mục — chọn thư mục trên máy bằng hộp chọn của máy. Thư mục trong dự án được đọc tại chỗ; thư mục ngoài dự án thì file mới được sao chép vào Nguồn, file gốc vẫn ở chỗ cũ.
Nguồn mới hiện ngay trong cây file (Chưa nhận file nào cho tới file đầu tiên). Khi một câu mô tả quy trình nhắc tới thư mục Drive hay thư mục trên máy, câu hỏi "… là nguồn file nào?" có sẵn hai lựa chọn Thư mục Google Drive và Thư mục trên máy để thêm ngay trong cuộc trò chuyện. Quy trình nào nhắc tới một nhóm ("team kế toán") sẽ thêm nhóm đó làm nguồn file; các quy trình sau dùng lại. Nguồn của các bản AMBA trước đã được tự động chuyển sang đây.
⋯ → Nhập file từ Drive (một lần) sao chép file đã chọn theo tên từ Google Drive vào Nguồn một lần; ⋯ → Tải file lên thêm file từ máy tính. AMBA tự xếp chúng theo ngày như file đến từ nguồn.
6. Trao đổi với người nhận báo cáo
Khi câu mô tả có ý chủ cửa hàng được hỏi lại hoặc duyệt ("tôi có thể hỏi lại và duyệt thưởng qua Telegram"), thẻ có mục Trao đổi với Chị Lan. Câu hỏi của chị trên Telegram được agent trả lời từ file của dự án trong khoảng một phút khi AMBA đang chạy, và quyết định chị nói ra được ghi nhận kèm đúng lời của chị. Cuộc trò chuyện nằm ngay dưới thẻ, không thành một tab agent riêng.
7. Giữ AMBA luôn chạy
Quy trình chỉ chạy khi AMBA đang mở và máy tính không ngủ. Trong Cài đặt → Cài đặt chung → Chạy nền & quy trình, giữ bật Tiếp tục chạy nền và Giữ máy tính không ngủ khi có quy trình theo giờ, và bật Khởi động AMBA khi tôi đăng nhập. Khi đó đóng cửa sổ, AMBA vẫn nằm trong khay hệ thống; thanh bên hiện Quy trình đang bật: N kèm lần chạy tới, và menu ở khay có Tạm dừng tất cả quy trình. AMBA không thể đánh thức máy đang ngủ hoặc đã tắt; lần chạy bị lỡ sẽ được chạy bù trong vòng 24 giờ khi AMBA mở lại và vẫn làm cho đúng ngày bị lỡ.
8. Các tự động hoá trước đây
Nếu bạn đã dùng tự động hoá ở bản trước, lần mở đầu tiên AMBA chuyển chúng thành quy trình và nguồn file: tab Quy trình cho biết đã chuyển bao nhiêu và liệt kê những gì chưa chuyển được kèm lý do. Giờ chạy, người nhận và vị trí đã đọc của bot trong từng chat được giữ nguyên, nên không tin nhắn nào bị đọc hai lần.
9. Quyền riêng tư
Mọi việc của quy trình chạy trên máy của bạn. File nằm trong dự án; chỉ phần văn bản mà một bước cần mới được gửi tới mô hình AI bạn đã cấu hình, giống như khi trò chuyện. Tin nhắn chỉ đi tới các chat có trong dòng AMBA sẽ:, qua bot của chính bạn. Mọi tin nhắn đã gửi (kể cả Gửi thử cho tôi) và mọi lần gọi mô hình đều được liệt kê ở Dữ liệu rời khỏi máy này (Cấu hình Dự án → Quyền hạn & Bảo mật).